CHIA SẺ 05 suy nghĩ sai lầm khi gửi email - Bạn có biết?

​

Đối với tất cả mọi người trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay nói chung và cộng đồng người dùng Blackberry nói riêng thì Email là một ứng dụng cực kỳ quan trọng. Hiện tại mình đã sử dụng khá nhiều hệ điều hành nhưng hiện tại phải thừa nhận Email trên Blackberry vẫn là số 1 trong mắt mình nhất là kết hợp với quản lý Email bằng Blackberry Hub

Bạn đang nghĩ rằng gửi email là vào thứ Hai là tốt nhất? Gửi email vào sáng sớm sẽ nhận được phản hồi nhanh? Chủ đề gửi Email phải chi tiết? Tất cả hoàn toàn sai lầm. Thời điểm tốt để gửi email là vào ngày … cuối tuần! Qua một nghiên cứu bằng việc phân tích về 500.000 email đã cho thấy điều gì thực sự nên làm và không nên làm khi gửi email.

BlackBerry đang tận dụng thế mạnh bàn phím QWERTY kinh điển của mình
​

Hầu hết chúng ta đều sử dụng email để giao dịch. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách dùng email hiệu quả. Thậm chí, có những điều chúng ta tin là hiệu quả, nhưng thực tế lại không phải vậy. Để xác định cách sử dụng email hiệu quả nhất, công ty phần mềm theo dõi email Yesware đã tiến hành phân tích 500.000 email và nhận thấy rút ra những kết luận sau.

1. Ngày tốt nhất trong tuần để gửi email là thứ Hai hoặc thứ Ba

Nhiều người vẫn tin vào điều trên. Tuy nhiên, Matthew Bellows, CEO của Yesware, cho rằng, không có ngày nào gọi là “ngày tốt nhất” để gửi email cả.

“Chúng tôi đã xem xét nửa triệu email và phát hiện ra tỷ lệ mở và trả lời email là tương tự nhau vào các ngày, từ thứ Hai đến thứ Sáu”, ông nói. Tuy nhiên, sự khác biệt nằm ở ngày cuối tuần. Nghiên cứu của Yesware phát hiện ra tỷ lệ mở và trả lời email và cuối tuần … cao hơn hẳn.

Vì thế, Bellows khuyến cáo mọi người nên gửi email vào ngày thứ Bảy hoặc Chủ Nhật. “Vì vào những ngày đó, email của bạn sẽ ít phải cạnh tranh với những email khác trong inbox người nhận”, ông nói. Nếu bạn không muốn làm việc vào cuối tuần, hãy tận dụng những nhà cung cấp dịch vụ email cho phép bạn hẹn giờ để gửi email.

2. Thời gian tốt nhất trong ngày để gửi email là vào đầu giờ sáng

Điều này vừa đúng lại vừa sai.

“Nếu bạn muốn được đáp lại, thời gian tốt nhất để gửi email và vào khoảng 6 giờ sáng đến 7 giờ sáng, hoặc sau 8 giờ tối”, Bellows nói. “Phần lớn email được gửi vào khoảng 9 giờ sáng đến 3 giờ chiều, nhưng đó là khi số các email được trả lời ít nhất.

Nghiên cứu của Yesware cho thấy 40% email được gửi vào sáng sớm hoặc tối đã nhận được phản hồi.

3. Chủ đề của email chỉ nên ngắn thôi

Nhiều người rất lo lắng và trăn trở với câu chủ đề và độ dài của câu chủ đề email. Nhưng theo Bellows, không có mối liên hệ nào giữa độ dài của câu chủ đề với việc nó sẽ được mở ra đọc hoặc phản hồi.

Tuy vậy, có một số từ nhất định thường tác động đến tỷ lệ mở và phản hồi. Trong nghiên cứu của Yesware, các email có những từ như “chiến dịch”, “tiếp theo” trong câu chủ đề thường có tỷ lệ mở và trả lời cao nhất.

4. Thêm nhiều người nhận sẽ tăng cơ hội được phản hồi

Nếu bạn muốn nhận được phản hồi, Bellows nói bạn chỉ nên để một người nhận trong phần “To” (gửi đến) thôi, và một người nhận trong phần “CC”.

“Khi bạn đặt một người nhận trong phần “To”, nghĩa là bạn đang yêu cầu một người cụ thể trả lời email của bạn”, Bellows nói. “Khi bạn để một người trong phần “CC”, nghĩa là bạn đang đặt một áp lực lên người nhận ở phần “To”.

5. Nếu bạn không thấy phản hồi, hãy đợi vài ngày

Nghiên cứu cho thấy 90% email nhận được phản hồi trong vòng 1 ngày sau khi gửi. Nếu bạn không nhận được phản hồi, Bellows cho rằng bạn nên gửi email tiếp theo vào ngày hôm sau, nó sẽ mang lại cho bạn thêm 21% cơ hội nhận được phản hồi.

“Thường mọi người hay đợi phản hồi trong 3 đến 5 ngày”, Bellows nói. “Nhưng nghiên cứu cho thấy rất rõ ràng rằng nếu bạn không nhận được phản hồi trong vòng 24 giờ, bạn nên gửi email mới hoặc gọi điện. Nếu không, rất có thể bạn sẽ không bao giờ nhận được phản hồi từ bức email đầu tiên”.

Còn bạn, bạn còn bổ sung được thêm "sai lầm" nào từ kinh nghiệm sử dung của các bạn vào danh sách trên nữa không?

BBVN.NET
Tham khảo Fast Company​